Už ste niekedy počuli o agile? Je to prístup k riadeniu projektov, ktorý sa sústreďuje na postupné a systematické odbavovanie úloh. Veľa ľudí si ho automatický spája s IT sférou, ale môže to byť vhodný pre množstvo rozličných oblastí a odvetví.
A práve jednou z agile metodológií je SCRUM – systém, ktorý prináša do riadenia a priebehu projektov interaktivitu, organizovanosť, presnosť a spätnú väzbu.
V tomto článku si povieme:
· Ako funguje SCRUM systém
· Aké sú jeho výhody
· Kedy je vhodné použiť SCRUM
· V ktorých odvetviach sa dá využiť
SCRUM je agilná metodológia, ktorá bola pôvodne vyvinutá pre riadenie softvérových projektov, ale dnes sa využíva v mnohých odvetviach na zlepšenie workflow a zvýšenie produktivity. Pomáha tímom spolupracovať efektívnejšie a vylepšovať organizáciu, spoluprácu a komunikáciu, čo často vedie k vyššej kvalite hotového produktu a lepšej celkovej morálke projektového tímu.
Ako funguje SCRUM systém
SCRUM je založený na niekoľkých kľúčových princípoch a rituáloch, ktoré ho robia účinným nástrojom pre riadenie projektov a workflow. Je to spôsob rozdelenia určitej tímovej úlohy alebo projektu na malé kúsky, ktorý je zároveň plne prispôsobiteľný novým zmenám a poskytuje pravidelnú spätnú väzbu, aby sme sa mohli učiť a zlepšovať za pochodu.
Základom každého SCRUM procesu je zoznam produktových položiek (Product Backlog). Toto je súpis všetkých požiadaviek a úloh, ktoré je potrebné vykonať v rámci vybraného projektu alebo firemného cieľa. Tento zoznam nie je napevno stanovený, môžeme ho neustále rozširovať a aktualizovať. Product Backlog má položky zoradené podľa priority (tie najurgentnejšie sú na začiatku).
Projekt sa rozdeľuje do krátkych časových úsekov nazývaných Sprinty, ktoré trvajú obvykle 2-4 týždne. Každý sprint začína plánovaním a končí review a retrospektívou.
Na začiatku každého sprintu prebieha Planning - stretnutie všetkých účastníkov. V rámci tohto meetingu si jednotlivci alebo tímy postupne vyberajú položky z Product Backlog. Výberom úlohy sa zaväzujú, že ju v rámci sprintu stihnú dokončiť. Ak si tým nie sú istí alebo nevedia naisto odhadnúť svoje časové možnosti, tak si vedia úlohu označiť ako Stretch (Natiahnutie). Ak nejakú úlohu nestihli v rámci predchádzajúceho sprintu a chystajú sa ju dokončiť v tom nadchádzajúcom, tak sa označuje ako Overflow (Pretečenie)
Počas celého trvania sprintu prebiehajú denné meetingy (Standup), na ktorých sa stretnú všetci účastníci a odprezentujú, čo stihli dokončiť za predošlý deň, na čom plánujú pracovať dnes, prípadne vedia diskutovať prekážky, zmeny či problémy.
Posledný deň sprintu je venovaný spätnej väzbe. Začína so Sprint Review (Zhodnotením sprintu), kedy členovia tímu odprezentujú svoju prácu počas sprintu, splnené úlohy a celkový posun projektu vyššej autorite alebo zákazníkovi. Po Review sa tímy stretávajú ešte raz na Retrospektíve, kde diskutujú o tom, čo by sa dalo zlepšiť a aké kroky môžu podniknúť pre optimalizáciu workflow.
Tento cyklus sa opakuje počas celého projektu, pričom sa neustále prispôsobuje potrebám a zmenám.
Aké sú výhody
SCRUM prináša množstvo výhod, ktoré pomáhajú zlepšiť workflow na pracovisku. Niekto by povedal, že zahŕňa zbytočne veľa meetingov, ale skutočnosť je taká, že tento systém dodáva pracovníkom viac motivácie, zodpovednosť za svoje rozhodnutia a priestor na vyjadrenie vlastného názoru.
Snáď najväčšou výhodou SCRUM je jeho schopnosť priebežne sa prispôsobovať novým zmenám v požiadavkách či prioritách. Tímy vo firmách sa stále stretávajú s novými zákazníkmi, úlohami či technológiami a je dôležité mať organizovaný workflow, do ktorého tieto výzvy vedia bezproblémovo zaradiť a následne vyriešiť.
Dôraz na krátke sprinty a pravidelné prehodnocovanie práce zároveň pomáha zvýšiť produktivitu tímov a zabezpečiť tak kvalitnejší výstup. Aj zákazník a vyššie autority vo firme určite ocenia možnosť pravidelne overovať a hodnotiť progres.
SCRUM zabezpečuje transparentnosť procesu, keďže umožňuje všetkým zúčastneným jasne vidieť stav projektu. Vďaka retrospektívam, reviews či denným standupom má každý člen tímu prehľad o tom, na čom sa aktuálne pracuje a spätnú väzbu k svojim úloham. To zároveň podporuje pravidelnú komunikáciu v tíme, čo vie výrazne zlepšiť tímový duch, hlavne v prípade tímov pracujúcich na diaľku.
Kedy je vhodné použiť SCRUM
SCRUM sa väčšinou používa pri vývoji alebo manažovaní komplexných projektov, ktoré sa skladajú z väčšieho počtu úloh a medzikrokov. Jedná sa hlavne o projekty, ktoré majú úroveň neurčitosti – nevieme hneď na začiatku predpovedať všetky aspekty a naplánovať celé riešenie od A po Z.
Napríklad keď vyvíjame novú aplikáciu, tak sa môže stať, že v priebehu vývoja nájdeme vhodnejšiu technológiu, objavíme problém v súčasnom riešení alebo prídu nové požiadavky na funkcionalitu zo strany zákazníka. Alebo keď plánujeme väčšiu marketingovú či hocijakú inú kampaň, tak nevieme zo začiatku presne predpovedať výsledky a musíme ju priebežne upravovať a testovať.
A samozrejme SCRUM je o hlavne o tímovej spolupráci, preto sa odporúča pre projekty, na ktorých pracuje viac ako jeden človek. Môžeme to skúsiť aj ako jednotlivec, ale standup či review sám so sebou je trochu odklonom od tejto metodológie. Zároveň nebude najvhodnejšou voľbou ani pre veľmi početné tímy, keďže by boli meetingy veľmi zdĺhavou záležitosťou.
V ktorých odvetviach sa dá využiť
SCRUM si väčšina z nás automaticky zaradí medzi procesy spojené s softvérovým vývojom, ale tam to vôbec nemusí končiť. Využíva sa aj v množstve iných odvetví a dokonca sa dá aplikovať aj na projekty z bežného života, napríklad plánovanie oslavy a pod.
Najčastejšie sa využíva pri:
· Vývoji produktov (nielen softvérových)
· Marketingových a reklamných kampaniach
· Vedeckom výskume
· Stavebných projektoch
· Finančných službách (poisťovne, plánovanie dôchodkov, investičné spoločnosti...)
· Vládnych organizáciách a projektoch
· A iné..
Ak plánujeme dlhodobý projekt a chceme predísť situácii, kedy príde jedna zmena a celý proces sa rozsype, tak by nemuselo byť na škodu skúsiť na danú situáciu aplikovať SCRUM. Možno sa na prvý pohľad zdá, že sa to pre naše odvetvie nehodí, ale realita je taká, že metodológia sa medzi mnohé firmy začala rozširovať až v posledných niekoľkých rokoch, takže jej potenciál ešte zďaleka nie je preskúmaný do úplnej hĺbky a fantázii sa medze nekladú.
Kommentare